Do systemu TMS wprowadzono funkcjonalności pozwalające na automatyzację procesu zgłaszania deklaracji kierowców.
MARCOS TMS nie pobiera deklaracji zgłoszonych wcześniej innymi sposobami w IMI, każdorazowo zakłada nową deklarację dla kierowcy z aktualną listą pojazdów oznaczonych jako biorących udział w delegowaniu do IMI.
Dla Klientów z pakietem Komfort wymaga wykupienia usługi zryczałtowane dla aktywnych kierowców w tym celu zachęcamy do kontaktu:
e-mai: biuro@mbis.pl
tel: +48 32 307 55 33
Konfiguracja
W celu połączenia z odpowiednimi kontami w IMI dla odpowiednich firm w MARCOS TMS konieczne jest wprowadzenie w Serwerach komunikacyjnych danych uwierzytelniających pobranych z konta w IMI.
Menu główne >> Ustawienia >> Słowniki >> Serwery komunikacyjne
Po zalogowaniu przejdź do zakładki ‘API Key’ i kliknij przycisk Create, aby wygenerować nowy klucz.
Po utworzeniu klucza, zobaczysz poniżej dwie wartości:
Operator ID – należy wpisać w pole “Login” w formatce Serwer, który jest widoczny po wygenerowaniu klucza na stronie z deklaracjami,
API Key – unikalny klucz, który należy skopiować i wkleić do programu.
Następnie wprowadź obie wartości do programu MarcosTMS.
Do obsługi integracji z IMI, użytkownik lub grupa powinni posiadać włączony moduł:
Oznaczanie krajów dla których wymagane są deklaracje
Deklarację IMI dla poszczególnych krajów możesz oznaczyć w: Ustawienia -> Słowniki -> Kraje, zaznaczając wskazaną poniżej opcję:
Dodatkowo na rejestrze krajów dostępna do wyciągnięcia jest kolumna ‘Deklaracja IMI’ za pomocą której w szybki sposób można zauważyć które kraje mają taką opcję uruchomioną.
Rejestrowanie kartoteki kierowcy w IMI
Podczas zapisywania kartotek kierowców (tworzenia nowych lub edycji istniejących) i włączonym module IMI, system sam zakłada kartoteki IMI. Ewentualne zmiany danych w kartotece są aktualizowane automatycznie na bieżąco. Jeśli kierowca jest już dodany w IMI to program wyświetli komunikat o duplikacji, konieczne jest wtedy powiązanie go z rejestru „Powiązania kierowców z IMI”.
Dodatkowo rejestracji kartoteki kierowcy w IMI można dokonać masowo z poziomu rejestru kierowców.
Równocześnie jesteś zbiorczo poinformowany o ewentualnych brakach na kierowcach:
Stan rejestracji kierowców w IMI możesz w każdej chwili sprawdzić w rejestrze powiązań kierowców z IMI. Po lewej stronie zobaczysz kierowców własnych dla wskazanego pracodawcy, a po prawej dostępne w IMI kartoteki. Możesz tutaj zarówno dodać kierowcę w IMI (klikając Dodaj) lub powiązać dwóch pasujących kartotek między systemami (wybierająć Powiąż).
Rejestrowanie deklaracji w IMI
W rejestrze kierowców pod prawym przyciskiem myszy w menu kontekstowym jest też dostępna opcja wysłania deklaracji dla zaznaczonych kierowców, wszystkich krajów z oznaczoną deklaracją IMI oraz pojazdów należących do grup oznaczonych jako Twórz deklarację IMI znajdujących się w module Rokos.
Kontrola deklaracji na zleceniu
Wejdź do Ustawień spedycji.
W zakładce Deklaracje IMI zaznacz opcję Włącz kontrolę IMI na zleceniu.
System zacznie monitorować, czy wybrany kierowca wraz z pojazdem mają deklaracje w krajach delegowania podanych w zleceniu (kraje inne niż Polska według lisy załadunków i rozładunków).
Wysyłka deklaracji email
Z poziomu kartoteki osób oraz zlecenia, możliwe jest przesłanie na wskazany adres email deklaracji w formacie pdf dla wybranego kraju/zlecenia.
Automatyczne odnawianie deklaracji
Marcos TMS umożliwia ustawienie automatycznego odnawiania deklaracji w:
Menu główne >> Ustawienia >> Deklaracje IMI
Wybieramy na ile dni przed ma nam tworzyć nową deklarację.
Rekomendujemy żeby był to okres 6 dni przed jej upływem ze względu na to, że gdyby nie działała strona z deklaracjami danego dnia to Marcos TMS każdego kolejnego dnia będzie podejmować próbę utworzenia deklaracji.
Podgląd deklaracji
Podgląd na stan zgłoszonych z systemu deklaracji dostępny jest również w menu Brakujące deklaracje IMI, gdzie widoczni są tyko kierowcy z brakującymi deklaracjami dla pojazdów i/lub krajów z możliwością ich uzupełnienia przyciskiem Wyślij dla wskazanego kierowcy.
FAQ - pytania
- Nowe deklaracje dla kierowcy wystawiają się ze wszystkimi aktywnymi pojazdami oraz krajami z bazy danych – czy istnieje opcja zawężania liczby pojazdów oraz krajów dla wybranych kierowców ? np. tych co mają umowę zlecenie?
- Nie. Możemy jedynie zawężać listę krajów (poprzez odpowiednią opcję w ustawieniach) albo listę pojazdów (poprzez ustawienia grupy lub właścicieli), ale nie można tego robić stricte dla wybranego kierowcy.
- Zauważyłem , że jeśli dodam nowy kraj w “Słownikach” i następnie „wejdę” na kierowcę i wyjdę to automatycznie tworzy się na nim nowa deklaracja na nowo dodany kraj, mimo że nie chciałem dodać tego kraju dla danego kierowcy.
- Takie jest założenie programu, aby przy edycji kierowcy edytować/tworzyć brakujące deklaracje IMI.
- Jeśli zwolnię kierowcę w Marcos TMS to czy program sam wyrejestruje kierowcę z IMI?
- Nie. Natomiast jeśli dodasz kierowcę do archiwalnych, to taki kierowca nie będzie się już aktualizował w IMI.