Do utworzenia delegacji w APD jest konieczne spełnienie kilku koniecznych warunków:
- Aktywny i skonfigurowany moduł delegacji;
W panelu GBox Online należy aktywować moduł delegacji (zakładka Ustawienia -> Delegacje i ryczałty, w którym tworzymy obszar rozpoczęcia i zakończenia wyjazdów służbowych).
- Lokalizator GBOX w samochodzie;
Samochody, którymi jeżdżą kierowcy, muszą posiadać lokalizator GBox i muszą być dodane do stworzonego w GBox Online obszaru.
- Karta Kierowcy w tachografie;
Rozpoczęcie i zakończenie delegacji (wyjazd i wjazd do obszaru) musi być wykonane z włożoną kartą danego kierowcy do tachografu. W przeciwnym razie na karcie kierowcy nie będzie zarejestrowanego nr. rej. samochodu z lokalizatorem w momencie zarejestrowanego przez GBox wyjazdu lub wjazdu i nie będzie do niego przyporządkowana delegacja wykonana na tym pojeździe.
- Okres delegacji;
Cyfrowy odczyt karty kierowcy musi zawierać cały okres delegacji.