Opis modułu
Moduł Automatyczne Fakturowanie umożliwia automatyczne wystawianie faktur (zbiorczych oraz pojedynczych) sprzedażowych dla wybranych kontrahentów oraz zleceń spełniających określone wymagania. Moduł ma możliwość obsługi w dwóch trybach:
- tryb automatyczny (cykliczne fakturowanie, co określony interwał),
- tryb ręczny (na żądanie, poprzez przycisk).
Faktury po wystawieniu mogą być automatycznie wysyłane e-mailem do kontrahentów.
Konfiguracja
Uprawnienia
- Użytkownik musi mieć przypisany moduł Fakturowanie_Automat.
- Do ręcznego wystawiania faktur: prawo „Spedycja → Wystawianie faktur i not ze zleceń”.
Ustawienia fakturowanie (zakładka: Automatyczne fakturowanie):
- Adres e-mail do błędów – gdzie mają trafiać błędy działania mechanizmu.
- Rodzaj, typ faktury i szablony wydruku
Na chwilę obecną jest możliwe wybranie tylko jednego rodzaju, typu faktury.- Jeśli dla polskich kontrahentów ma zostać ustawiony konkretny szablon, należy go wskazać. W takim przypadku dla wszystkich zagranicznych kontrahentów automatycznie zostanie użyty szablon wybrany w polu „Szablon wydruku”.
- Zakres analizy (dni wstecz) – ile dni od daty zaznaczenia „zlecenie kompletne” ma sięgać mechanizm.
- Treść i temat maila z fakturą – wpisujemy treść i temat maila który ma być wysłany wraz z fakturą.
- Istnieje możliwość skonfigurowania tytułu i treści maila z poziomu szablonu wydruku. Daje to możliwość m.in. dodawania nr faktury w tytule bądź treści maila.
5. Interwał fakturowania –określa, co ile minut ma być uruchamiany mechanizm.
6. Opcje dodatkowe:
- Włączenie mechanizmu (checkbox: Mechanizm aktywny).
- Widoczność przycisku do ręcznego fakturowania.
- Rozszerzone warunki kompletności (będzie dodatkowo sprawdzane czy jest uzupełniona np. data ostatniego rozładunku, typy załączników).
Konfiguracja na kontrahencie:
Na kontrahencie przechodzimy do zakładki Automatyczne fakturowanie
- Checkbox E-faktura: kontrahentów z tym znacznikiem będzie obejmować automatyczne fakturowanie
- (Opcjonalnie) Zbiorcze fakturowanie: zaznaczenie opcji zbiorczego automatycznego fakturowania.
- Wysyłka mail: ustawienie sterujące, czy wystawiona faktura od razu będzie wysyłana mailowo
- Pomijaj kontrolę dokumentów : pozwala wyłączyć opcję kontrolowania kompletności zlecenia na danym kontrahencie
- Typ odroczenia: pozwala na opóźnienie mechanizmu automatycznego fakturowania per konkretny kontrahenta
Wystawianie faktur
Tryb ręczny:
- Wejdź do rejestru transportów.
- Zaznacz zlecenia spełniające warunki.
- Kliknij Fakturuj automatycznie.
- System wystawi faktury i wyśle je e-mailem.
- Jeśli pojawią się błędy, system wyświetli informację o zleceniach niespełniających warunków.
Tryb automatyczny:
- Faktury są wystawiane zgodnie z interwałem ustalonym w konfiguracji (wysyłanie maili automatyczne jest zależne od włączenia Mechanizmu aktywnego- patrz pkt.6)
Informacje dodatkowe:
- Na fakturze pojawia się adnotacja o wysłaniu e-maila.
Windykacja kompletności zleceń
Automatyczne przypomnienia o zleceniach, które powinny być oznaczone jako kompletne. W celu konfiguracji takiej windykacji, należy skontaktować się z:
Dział Serwisu Marcos TMS
mail: serwis@mbis.pl
tel: 32 25 30 150
Zgłoszenie będzie zrealizowane w ramach zmiany konfiguracji.